Die Liste möglicher Digitalisierungsprojekte ist in vielen Unternehmen schnell gefüllt: Angebote erstellen, Termine koordinieren, Dokumente ablegen, Rechnungen prüfen, Kundendaten pflegen oder interne Freigaben beschleunigen. Schwieriger ist die Entscheidung, womit man beginnen sollte.

Der auffälligste oder lästigste Ablauf ist nicht automatisch der beste Startpunkt. Für ein erstes Vorhaben eignet sich ein Prozess, bei dem der Nutzen erkennbar, der Umfang begrenzbar und die Ausgangslage ausreichend klar ist. So lässt sich früh prüfen, ob die Veränderung im Arbeitsalltag wirklich hilft – bevor viel Zeit in Software, Schnittstellen oder Automatisierung fließt.

Erst das Ziel klären, dann Prozesse vergleichen

„Wir möchten digitaler werden“ gibt noch keine brauchbare Reihenfolge vor. Hilfreicher ist ein konkretes Ziel: Soll Bearbeitungszeit sinken, sollen weniger Angaben fehlen, soll eine Übergabe verlässlicher funktionieren oder soll eine Person von wiederkehrender Vorbereitung entlastet werden?

Das Ziel beeinflusst die Auswahl. Wer schneller auf Kundenanfragen reagieren möchte, sollte nicht mit der internen Urlaubsverwaltung beginnen – auch wenn diese leichter zu digitalisieren wäre. Gleichzeitig muss das erste Projekt nicht den größten denkbaren Nutzen liefern. Es sollte klein genug sein, um daraus zu lernen, und wichtig genug, damit die Verbesserung im Betrieb spürbar wird.

Wenn noch kein gemeinsames Ziel oder kein Überblick über die wichtigsten Engpässe besteht, hilft eine digitale Standortbestimmung mit klaren Prioritäten, bevor ein einzelner Prozess ausgewählt wird.

Sechs Kriterien für einen geeigneten Startprozess

Bewerten Sie mögliche Prozesse nicht nach Bauchgefühl allein. Die folgenden sechs Kriterien reichen meist für eine erste Vorauswahl.

1. Der Ablauf kommt regelmäßig vor

Je häufiger ein unnötiger Arbeitsschritt vorkommt, desto eher summiert sich eine kleine Verbesserung. Ein Vorgang, der täglich oder wöchentlich bearbeitet wird, eignet sich daher meist besser als ein Sonderfall, der zweimal im Jahr auftritt.

Häufigkeit allein genügt allerdings nicht. Ein täglicher Handgriff von wenigen Sekunden rechtfertigt selten ein eigenes Projekt. Relevant wird er, wenn zusätzlich Wartezeit, Rückfragen, Fehler oder viele Beteiligte entstehen.

2. Das heutige Problem ist beobachtbar

Ein guter Kandidat hat einen konkreten Engpass. Beispiele sind mehrfach erfasste Daten, unvollständige Unterlagen, schwer auffindbare Bearbeitungsstände, häufige Rückfragen oder lange Liegezeiten zwischen zwei Personen.

Für den Start braucht es noch keine perfekte Messung. Es sollte aber möglich sein, einige reale Fälle zu beobachten und später festzustellen, ob der Ablauf besser geworden ist. „Das neue System wirkt moderner“ ist kein Erfolgskriterium. „Der Bearbeitungsstand ist ohne Rückfrage sichtbar“ lässt sich hingegen überprüfen.

3. Der Prozess ist ausreichend stabil

Digitalisierung unterstützt einen Ablauf. Sie entscheidet nicht von selbst, wie das Unternehmen arbeiten möchte. Wenn jeder Fall völlig anders behandelt wird oder die Beteiligten sich über den vorgesehenen Weg nicht einig sind, sollte zuerst der Prozess geklärt werden.

Stabil bedeutet nicht, dass es keine Ausnahmen geben darf. Der normale Weg sollte jedoch beschreibbar sein: Was löst den Prozess aus? Welche Schritte folgen? Wer entscheidet? Wann ist der Vorgang abgeschlossen? Ausnahmen dürfen anschließend bewusst an eine Person übergeben werden.

4. Die benötigten Informationen sind verfügbar

Viele Vorhaben scheitern nicht an der Software, sondern an fehlenden oder uneinheitlichen Daten. Prüfen Sie deshalb früh, welche Angaben und Dokumente gebraucht werden, wo sie heute liegen und wie verlässlich sie sind.

Wenn Kundennummern unterschiedlich geschrieben, Pflichtangaben oft leer oder Dokumente nur in persönlichen Postfächern gespeichert sind, gehört die Bereinigung der Informationsbasis zum Vorhaben. Sie kann sogar der sinnvollere erste Schritt sein.

5. Eine verantwortliche Person kann entscheiden

Jeder ausgewählte Prozess braucht jemanden, der fachliche Fragen beantwortet und Entscheidungen treffen kann. Diese Person muss nicht alle Arbeiten selbst erledigen. Sie sollte aber festlegen können, welcher Ablauf gelten soll, welche Ausnahmen wichtig sind und wann das Ergebnis brauchbar ist.

Fehlt diese Verantwortung, bleiben Rückfragen bei Anbieter, IT oder Projektleitung hängen. Ein neues Werkzeug kann ungeklärte Zuständigkeiten sichtbar machen, aber nicht lösen.

6. Der Umfang lässt sich begrenzen

„Die gesamte Auftragsabwicklung digitalisieren“ ist für einen ersten Schritt meist zu breit. Besser wäre beispielsweise: neue Anfragen vollständig erfassen, intern zuweisen und den Bearbeitungsstand sichtbar machen.

Ein klarer Anfang und ein klares Ende erleichtern Planung, Test und Entscheidung. Abhängigkeiten zu anderen Systemen dürfen bestehen, sollten aber bekannt sein. Je mehr Abteilungen, Schnittstellen und sensible Daten gleichzeitig betroffen sind, desto wichtiger wird eine bewusste Aufteilung in Etappen.

Eine einfache Bewertung ohne kompliziertes Modell

Wählen Sie drei bis fünf mögliche Prozesse aus und vergeben Sie für jedes der sechs Kriterien Punkte:

  • 0 Punkte: trifft nicht zu oder ist noch völlig unklar
  • 1 Punkt: trifft teilweise zu oder muss vorbereitet werden
  • 2 Punkte: trifft klar zu

Die Schwellen 9–12, 6–8 und 5 oder weniger Punkte sind eine pragmatische Heuristik für die erste gemeinsame Diskussion – kein validiertes Bewertungsmodell. Ein Prozess mit 9–12 Punkten ist oft ein guter Kandidat für eine nähere Prüfung. 6–8 Punkte bedeuten nicht automatisch „ungeeignet“ – meist sind zuerst einzelne Grundlagen zu klären. Bei 5 oder weniger Punkten sollte das Unternehmen genauer prüfen, ob ein anderer Einstieg weniger Risiko und schnelleres Lernen ermöglicht.

Die Summe ist keine Investitionsrechnung und ersetzt keine fachliche Entscheidung. Sie macht jedoch sichtbar, warum ein Prozess bevorzugt wird. Prüfen Sie zusätzlich, ob Datenschutz, gesetzliche Vorgaben, Arbeitssicherheit oder kritische Systemabhängigkeiten eine gesonderte Bewertung erfordern.

Wann Sie noch nicht automatisieren sollten

Einige Warnzeichen sprechen dafür, vor der technischen Umsetzung einen Schritt zurückzugehen:

  • Die Beteiligten beschreiben denselben Ablauf grundlegend unterschiedlich.
  • Niemand kann entscheiden, welche Variante künftig gelten soll.
  • Das Problem entsteht hauptsächlich durch fehlende oder falsche Eingaben.
  • Ausnahmen sind häufiger als der vorgesehene Standardfall.
  • Der Prozess wird in wenigen Monaten ohnehin organisatorisch verändert.
  • Der erwartete Nutzen lässt sich nicht konkret benennen.

In solchen Fällen ist nicht Stillstand die richtige Konsequenz. Der nächste Schritt ist lediglich ein anderer: Ablauf aufnehmen, Verantwortungen klären, unnötige Schritte entfernen und Anforderungen festhalten. Erst danach wird entschieden, ob eine vorhandene Funktion, eine kleine Anpassung oder ein neues Werkzeug sinnvoll ist.

Zwei hypothetische Beispiele

Die folgenden Beispiele sind vereinfacht und keine Kundenreferenzen.

Guter Einstieg: eingehende Anfragen vollständig erfassen

Ein kleiner Dienstleistungsbetrieb erhält laufend Anfragen per E-Mail und Telefon. Angaben fehlen, Zuständigkeiten sind nicht sofort sichtbar und Rückfragen verzögern die Angebotserstellung. Der Ablauf kommt häufig vor, das Problem ist beobachtbar und ein begrenzter erster Schritt ist möglich: Pflichtangaben einheitlich erfassen, eine verantwortliche Person zuweisen und den Status sichtbar machen.

Ob dafür ein Formular, eine Funktion der vorhandenen Software oder eine neue Lösung verwendet wird, ist zu diesem Zeitpunkt noch offen. Zuerst wird festgelegt, welche Angaben benötigt werden und wie eine vollständige Übergabe aussieht.

Schwieriger Einstieg: den gesamten Kundenservice mit KI automatisieren

Die Idee klingt wirkungsvoll, ist aber zunächst zu breit. Anfragen betreffen unterschiedliche Leistungen, Wissen liegt an mehreren Stellen und es ist unklar, welche Antworten automatisch versendet werden dürften. Ein sinnvollerer Einstieg wäre ein eng abgegrenzter Teilprozess, etwa wiederkehrende Anfragen zu einem bestimmten Thema vorzubereiten und die Antwort vor dem Versand durch eine Person prüfen zu lassen.

Damit werden Nutzen, Datenqualität und notwendige Kontrollen an realen Fällen erprobt. Für eine fachliche Vertiefung zeigt die Seite KI und Automatisierung für KMU, wie aus einem geeigneten Anwendungsfall ein begrenzter Pilot werden kann.

In 30 Minuten zu einer ersten Reihenfolge

  1. Ziel festlegen: Notieren Sie in einem Satz, was im Betrieb besser werden soll.
  2. Kandidaten sammeln: Wählen Sie höchstens fünf Prozesse, die zu diesem Ziel beitragen.
  3. Betroffene einbeziehen: Holen Sie mindestens eine Person dazu, die den jeweiligen Ablauf tatsächlich bearbeitet.
  4. Sechs Kriterien bewerten: Vergeben Sie gemeinsam null, einen oder zwei Punkte und notieren Sie offene Fragen.
  5. Einen Prozess abgrenzen: Beschreiben Sie Anfang, Ende, Beteiligte und gewünschtes Ergebnis des stärksten Kandidaten.

Danach sollte nicht sofort eine Software gekauft werden. Prüfen Sie den ausgewählten Ablauf anhand einiger echter Vorgänge und klären Sie, welche Anforderungen eine Lösung erfüllen muss. Der Beitrag Tool auswählen oder zuerst Anforderungen klären? führt diesen nächsten Schritt mit sieben konkreten Fragen weiter.

Der beste Startprozess ist überschaubar und relevant

Ein erstes Digitalisierungsprojekt muss nicht spektakulär sein. Es sollte einen wiederkehrenden Engpass lösen, im Alltag überprüfbar sein und dem Unternehmen eine belastbare Grundlage für weitere Entscheidungen geben.

Wenn mehrere Prozesse ähnlich wichtig erscheinen oder Abhängigkeiten schwer einzuschätzen sind, kann eine strukturierte Prozess- und Anforderungsklärung die Auswahl absichern. Für eine erste Einordnung können Sie auch Ihr Vorhaben und die wichtigsten Engpässe kurz schildern.