In 90 Tagen lässt sich ein Unternehmen nicht vollständig digital transformieren. Ein klar abgegrenzter, wiederkehrender Prozess kann in diesem Zeitraum aber oft so weit geklärt, erprobt und eingeführt werden, dass eine belastbare nächste Entscheidung möglich ist. Der Wert des Zeitrahmens liegt nicht in einem großen Versprechen, sondern in seiner Begrenzung.

Der Fahrplan eignet sich für EPU und kleine KMU, wenn das Vorhaben überschaubar ist, eine verantwortliche Person verfügbar bleibt und keine umfangreiche Individualentwicklung oder komplexe Systemlandschaft nötig ist. Größere Abhängigkeiten können den Zeitraum verlängern. Dann bleibt die Struktur hilfreich, nur die Taktung ändert sich.

Ein Prozess statt einer allgemeinen Digitalisierungsinitiative

Wählen Sie einen Ablauf mit erkennbarem Anfang und Ende: etwa eingehende Anfragen erfassen, Rechnungen intern freigeben oder Einsatzberichte vollständig übergeben. „Vertrieb digitalisieren“ oder „papierlos arbeiten“ ist für 90 Tage zu breit.

Ein guter Kandidat kommt regelmäßig vor, hat einen beobachtbaren Engpass und lässt sich ohne gleichzeitige Veränderung des ganzen Betriebs verbessern. Der Artikel „Welchen Prozess sollte ein KMU zuerst digitalisieren?“ bietet dafür sechs Auswahlkriterien.

Benennen Sie außerdem ein praktisches Ziel, zum Beispiel: Der Bearbeitungsstand soll ohne Rückfrage sichtbar sein. Vermeiden Sie zu diesem Zeitpunkt pauschale Einsparversprechen.

Tage 1 bis 10: Auftrag und Ausgangslage klären

In den ersten Tagen wird das Vorhaben auf einer Seite beschrieben. Notieren Sie Auslöser, Ergebnis, Beteiligte, heutige Werkzeuge, bekannte Probleme und Rahmenbedingungen. Legen Sie fest, wer fachlich entscheidet und wer später testet.

Beobachten Sie einige echte Vorgänge. Gespräche allein bilden den Arbeitsalltag oft nicht vollständig ab. Sammeln Sie typische Unterlagen, Rückfragen und Ausnahmen, ohne unnötig personenbezogene Daten in Projektdokumente zu kopieren.

Am Ende dieser Phase steht eine klare Abgrenzung: Was gehört zum 90-Tage-Vorhaben, und was wird bewusst später behandelt? Eine digitale Standortbestimmung ist sinnvoll, wenn der geeignete Prozess oder die Priorität noch nicht feststeht.

Tage 11 bis 20: Ist-Ablauf und Engpass sichtbar machen

Zeichnen Sie den heutigen Ablauf mit wenigen Schritten auf. Für jeden Schritt werden Zuständigkeit, benötigte Information, verwendetes Werkzeug und mögliche Wartezeit festgehalten. Markieren Sie Mehrfacherfassung, Medienbrüche, unklare Übergaben und häufige Rückfragen.

Diskutieren Sie nicht sofort jede Lösungsidee. Prüfen Sie zuerst, ob unnötige Schritte entfernt, Angaben vereinheitlicht oder Verantwortungen geklärt werden können. Ein schlechter Ablauf wird durch Software meist nur schneller reproduziert.

Wählen Sie anschließend einen Hauptengpass, den die Umsetzung adressieren soll. Weitere Beobachtungen kommen auf eine spätere Liste.

Tage 21 bis 30: Anforderungen und Erfolgskriterien festlegen

Formulieren Sie wenige Muss-Anforderungen aus Sicht des Ablaufs. Jede Anforderung sollte überprüfbar sein. Statt „übersichtliches System“ heißt es beispielsweise: Verantwortliche sehen offene Vorgänge mit Status, Fälligkeit und nächstem Schritt in einer gemeinsamen Ansicht.

Ergänzen Sie wichtige Rollen, Daten, Ausnahmen, Schnittstellen und Betriebsanforderungen. Legen Sie zwei bis vier Kennzahlen oder Beobachtungen für einen Vorher-Nachher-Vergleich fest. Möglich sind Bearbeitungszeit, Rückfragen, fehlende Angaben oder Anteil sichtbar zugeordneter Vorgänge.

Die Prozess- und Anforderungsklärung kann diese Entscheidungsgrundlage kompakt strukturieren.

Tage 31 bis 45: vorhandene Möglichkeiten und Angebote prüfen

Prüfen Sie zuerst, ob ein vorhandenes System die Anforderungen mit Konfiguration oder einer kleinen Ergänzung erfüllen kann. Wenn eine neue Lösung nötig ist, vergleichen Sie nur wenige passende Optionen auf derselben Grundlage.

Bewerten Sie nicht nur Funktionen und Lizenzpreis. Datenübernahme, Schnittstellen, Einrichtung, Schulung, laufender Betrieb, Support und Export gehören ebenfalls dazu. Lassen Sie offene Annahmen schriftlich klären.

Für ein kleines Vorhaben kann ein kurzer Pilotzugang sinnvoller sein als mehrere allgemeine Präsentationen. Entscheiden Sie bis zum Ende der Phase, welche Variante im begrenzten Umfang erprobt wird.

Tage 46 bis 60: Pilot vorbereiten und konfigurieren

Der Pilot bildet den ausgewählten Prozess mit einer kleinen Nutzergruppe oder begrenzten Fallart ab. Rollen, Pflichtfelder, Statuswerte und Benachrichtigungen werden eingerichtet. Benötigte Daten werden in einem kontrollierten Testlauf übernommen.

Gleichzeitig entstehen Testfälle und eine kurze Arbeitsanleitung. Klären Sie, was bei Störungen geschieht und welcher alte Weg vorübergehend als Rückfallmöglichkeit bestehen bleibt. Der Pilot ist kein unverbindlicher Spielraum: Sein Ziel und seine Grenzen müssen verständlich sein.

Änderungswünsche werden gesammelt und nach Muss, später sinnvoll oder außerhalb des Vorhabens eingeordnet.

Tage 61 bis 70: fachlich testen und nachbessern

Testen Sie Standardfälle, wichtige Ausnahmen, Fehlerfälle, Rollen und Datenübertragung. Anwender führen die Schritte selbst aus; der Anbieter sollte nicht jede Eingabe demonstrierend übernehmen. Nur so zeigt sich, ob Beschriftungen, Reihenfolge und Informationen im Alltag genügen.

Mängel werden nachvollziehbar dokumentiert, priorisiert, korrigiert und nachgetestet. Nicht jeder Komfortwunsch muss vor dem Pilotstart umgesetzt werden. Kritische Fehler, falsche Berechtigungen und unzuverlässige Datenübergaben dürfen jedoch nicht offenbleiben.

Tage 71 bis 80: begrenzt einführen

Starten Sie mit der vereinbarten Nutzergruppe und einem klaren Datum. Alle Betroffenen benötigen eine kurze Einführung, Ansprechpartner und den vorgesehenen Umgang mit Ausnahmen. Parallelwege sollten nur so lange bestehen, wie sie für Sicherheit und Vergleich wirklich nötig sind.

Sammeln Sie Fragen an einer gemeinsamen Stelle. Einzelne Zurufe führen sonst zu widersprüchlichen Änderungen. Die prozessverantwortliche Person entscheidet, was sofort korrigiert, erklärt oder für später aufgenommen wird.

Tage 81 bis 90: stabilisieren und nächste Entscheidung treffen

Prüfen Sie, ob die Lösung regelmäßig genutzt wird und die vereinbarten Fälle abdeckt. Vergleichen Sie erste Beobachtungen mit der Ausgangslage, ohne aus wenigen Tagen eine exakte Jahreswirkung abzuleiten. Dokumentieren Sie offene Mängel, Betriebsaufgaben und Verantwortlichkeiten.

Am Tag 90 braucht es eine bewusste Entscheidung: beibehalten und stabilisieren, gezielt verbessern, auf weitere Nutzer ausweiten oder den Ansatz verwerfen. Ein begründetes „nicht ausweiten“ ist ebenfalls ein Projektergebnis, wenn es größere Fehlinvestitionen verhindert.

Hypothetischer Fahrplan: vollständige Serviceberichte

Das folgende Beispiel ist hypothetisch und keine Kundenreferenz. Ein kleiner technischer Dienstleister erhält Serviceberichte als handschriftliche Notiz, Foto oder E-Mail. Vor der Verrechnung fehlen regelmäßig Angaben. Ziel des Vorhabens ist, dass neue Berichte vollständig, einem Auftrag zugeordnet und für die Prüfung sichtbar sind.

In den ersten 30 Tagen werden Pflichtangaben, Rollen und Ausnahmefälle geklärt. Eine vorhandene mobile Funktion der Auftragssoftware erfüllt die meisten Anforderungen und wird deshalb statt eines neuen Systems gewählt. In Phase zwei richtet der Anbieter ein Formular und eine Testumgebung ein. Zwei Techniker testen normale Einsätze, fehlende Netzverbindung und nachträgliche Korrekturen.

Ab Tag 71 nutzt die kleine Gruppe den neuen Weg bei ausgewählten Einsätzen. Der Betrieb beobachtet Vollständigkeit, Rückfragen und technische Probleme. Am Ende wird nicht behauptet, die gesamte Leistungserfassung sei automatisiert. Es liegt aber eine belastbare Grundlage vor, um über die Ausweitung zu entscheiden.

Was den Zeitplan gefährdet

  • Der Umfang wächst bei jeder Besprechung.
  • Fachliche Entscheidungen haben keine verantwortliche Person.
  • Benötigte Daten oder Zugänge werden erst kurz vor dem Test geprüft.
  • Die Lösung hängt von mehreren ungeklärten Drittanbietern ab.
  • Anwender werden erst beim Produktivstart einbezogen.
  • Jeder Wunsch wird als Voraussetzung für den Start behandelt.

Bei solchen Signalen sollte der Umfang verkleinert oder der Zeitplan angepasst werden. Eine künstliche Einhaltung der 90 Tage ist weniger wichtig als ein verantwortbarer Einsatz.

Planen Sie nicht jeden Tag vollständig aus. Entscheidungen, Rückmeldungen und technische Zugänge brauchen Wartezeit. Ein kleiner Puffer zwischen Auswahl, Konfiguration und Start verhindert, dass eine verspätete Zuarbeit sofort alle nachfolgenden Schritte verdrängt. Wird der Puffer nicht benötigt, kann er für zusätzliche Tests oder eine ruhigere Einführung genutzt werden – nicht automatisch für neue Funktionen.

Der vereinbarte Prozessumfang bleibt währenddessen unverändert sichtbar und wird bei jeder neuen Idee noch einmal bewusst geprüft.

Passende Tiefe für EPU und kleine KMU

Bei einem EPU können mehrere Phasen in kurzen Arbeitsblöcken zusammenfallen. Entscheidend ist, auch als Einzelperson Ziel, Annahmen und Tests schriftlich festzuhalten. Hinweise zu dieser Größenordnung finden Sie unter Digitalisierung für EPU.

Bei einem kleinen Unternehmen benötigen mehrere Anwendergruppen und Übergaben mehr Abstimmung. Die Seite Digitalisierung für KMU ordnet diese Zusammenarbeit ein. Eine fachliche Umsetzungsbegleitung kann Auswahl, Pilot, Test und Einführung verbinden, wenn intern Zeit oder neutrale Koordination fehlt.

Als nächsten Schritt genügt eine Seite: ausgewählter Prozess, heutiger Engpass, verantwortliche Person und gewünschtes Ergebnis nach 90 Tagen. Wenn Sie diese Abgrenzung gemeinsam prüfen möchten, können Sie die Ausgangslage kurz schildern.